I. Pendahuluan
Administrasi kependudukan di Indonesia merupakan hal yang sangat berperan dalam
pembangunan, dimana dari sistem administrasi penduduk tersebut dapat diketahui tentang
data-data penduduk dan informasi yang sesuai dengan keadaan penduduk dan tentang kondisi
daerah tempat tinggal penduduk Negara Kesatuan Republik Indonesia berdasarkan Pancasila
dan UndangUndang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.
Negara pada hakikatnya berkewajiban untuk memberikan perlindungan dan pengakuan
terhadap penentuan status pribadi dan status hukum setiap Peristiwa Kependudukan dan
Peristiwa Penting yang dialami oleh penduduk yang berada di dalam atau di luar wilayah
Negara Kesatuan Republik Indonesia.
Setiap masyarakat, membutuhkan pelayanan administrasi kependudukan untuk mendapatkan
legalitas keberadaan mereka di dalam sebuah negara dan mendapatkan status hukum. Status
hukum diberikan untuk memberikan jaminan kepada penduduk agar memperoleh keadilan.
Keadilan merupakan tujuan dari usaha penegakan hukum.
Tiga unsur dalam menegakkan hukum dan keadilan adalah :
1) Diperlukan adanya 2 peraturan hukum yang sesuai dengan aspirasi masyarakat, 2) Adanya
aparat penegak hukum yang profesional dan bermental tangguh atau memiliki integritas
moral yang terpuji, 3) Adanya kesadaran hukum masyarakat yang memungkinkan
dilaksanakannya penegakan hukum. Didalam Undang-Undang 23 tahun 2006 tentang
Administrasi Kependudukan, administrasi Kependudukan ini memuat pengaturan dan
pembentukan sistem yang mencerminkan adanya reformasi di bidang Administrasi
Kependudukan.
Dalam Administrasi kependudukan memuat tentang peristiwa kependudukan dan peristiwa
penting, yang dimaksud peristiwa kependudukan antara lain perubahan alamat, pindah datang
untuk menetap, tinggal terbatas, serta perubaan status orang asing tinggal terbatas menjadi
tinggal tetap.
Sedangkan peristiwa penting antara lain kelahiran, lahir mati, kematian, perkawinan, dan
perceraian, termasuk pengangkatan, pengakuan, dan pengesahan anak, serta perubahan status
kewarganegaraan, ganti nama dan peristiwa penting lainnya yang dialami oleh seseorang
merupakan kejadian yang harus dilaporkan karena membawa implikasi perubahan data
identitas atau surat keterangan kependudukan. Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan
bertujuan untuk:
1. Memberikan keabsahan identitas dan kepastian hukum atas dokumen Penduduk untuk
setiap Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting yang dialami oleh Penduduk.
2. Memberikan perlindungan status hak sipil Penduduk.
3. Menyediakan data dan informasi kependudukan secara nasional mengenai Pendaftaran
Penduduk dan Pencatatan Sipil pada berbagai tingkatan secara akurat, lengkap, mutakhir,
dan mudah diakses sehingga menjadi acuan bagi perumusan kebijakan dan pembangunan
pada umumnya.
4. Mewujudkan tertib Administrasi Kependudukan secara nasional dan terpadu.
5. Menyediakan data Penduduk yang menjadi rujukan dasar bagi sektor terkait dalam
penyelenggaraan setiap kegiatan pemerintahan, pembangunan, dan kemasyarakatan.
Untuk menjawab berbagai permasalah seputar penyelenggaraan Administrasi
Kependudukan agar menjadi efektif dan efisien serta dekat dengan masyarakat, perlu ada
terobosan dalam pelayanan publik tersebut agar menjadi lebih baik lagi. Selanjutnya,
pengelolaan kependudukan yang optimal akan memberikan manfaat yang sangat besar
bagi kemajuan suatu daerah, dan memberikan dampak yang sangat buruk apabila tidak
dikelola dengan baik.
II. Latar Belakang
Seiring dengan berjalannya kebijakan otonomi daerah, aparat birokrasi pemerintahan di
daerah dapat mengelola dan menyelenggarakan pelayanan publik yang lebih peduli dengan
kebutuhan masyarakat daerahnya. Terdapat konsep yang mendasar dalam hal mengelola
urusan yang mengatur pemerintah lokal ini yakni adanya prakarsa sendiri berdasarkan pada
aspirasi masyarakat daerah tersebut. Otonomi daerah bermakna kemauan masyarakat lokal
untuk memecahkan berbagai macam masalah masyarakat setempat demi mencapai
kesejahteraan mereka.
Namun pada kenyataannya penyelenggaraan pelayanan publik yang dilakukan oleh
pemerintah masih dihadapkan pada pelayanan yang belum efektif dan efisien serta kualitas
sumber daya manusia yang belum memadai. Hal ini terlihat dari masih banyaknya pengaduan
dari masyarakat baik secara langsung maupun tidak langsung, seperti melalui media massa
yang menuntut peningkatan kualitas pelayanan publik. Peningkatan kualitas pelayanan publik
adalah salah satu isu yang sangat penting.
Hal ini terjadi karena disatu sisi tuntutan masyarakat terhadap kualitas pelayanan semakin
besar sementara praktek penyelenggara pelayanan tidak mengalami perubahan yang berarti.
Masyarakat setiap waktu menuntut pelayanan publik yang berkualitas, meskipun tuntutan
tersebut sering tidak sesuai dengan harapan karena pelayanan publik yang terjadi selama ini
masih berbelit-belit, lambat, mahal, dan melelahkan. Masalah pelayanan publik yang sering
ditemui di Kelurahan Surodinawan adalah saat masyarakat ingin membuat produk dari
administrasi kependudukan. Kurangnya informasi yang diterima masyarakat terkait
persyaratan dokumen yang harus dibawa dan dilengkapi sehingga karena ketidaklengkapan
dokumen persyaratan adminduk tersebut, yang bersangkutan terpaksa harus kembali lagi di
hari berikutnya. Padahal jarak tempuh dari rumah ke Kantor Kelurahan
Surodinawan cukup jauh dan memakan biaya serta waktu yang tidak sedikit. Akhirnya karena
alasan tersebut, timbul rasa malas dari sebagian masyarakat untuk memenuhi kewajiban
administrasi kependudukan karena dianggap memakan waktu panjang dan berbelit-belit.
Hasil penelusuran lapangan terhadap masyarakat yang berkunjung ke Kantor Kelurahan
Surodinawan diperoleh informasi masih banyaknya masyarakat yang belum membawa
persyaratan lengkap dalam membuat Kartu Keluarga (KK) maupun Kartu Tanda Penduduk
Elektronik (e-KTP). Masyarakat mengeluhkan kurangnya informasi dari petugas Kelurahan
Surodinawan terkait persyaratan dokumen adminduk tersebut.
Secara tidak langsung masalah tersebut akan menghambat proses pembuatan KK maupun
KTP Elektronik sehingga akan berpengaruh pada waktu kepengurusan yang lebih lama.
Kondisi tersebut akan berdampak pada kepuasan pelayanan yang diterima oleh masyarakat.
Tindak lanjut dari permasalahan tersebut, Kelurahan Surodinawan membuat inovasi yang
memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk menyampaikan informasi terkait
administrasi kependudukan dengan cepat dan akurat, sehingga akan meningkatkan kinerja
pelayanan publik. Inovasi ini menggunakan aplikasi Whatsapp sebagai media komunikasi
dan informasi kepada masyarakat yang diberi nama SUKET PLANO (Surat Keterangan
Pelayanan Online).
Harapan kami dengan telah tersedianya SUKET PLANO ini dapat benarbenar membantu
memudahkan masyarakat dalam mendapatkan informasi yang benar tentang prosedur, tata
cara dan persyaratan dalam mengurus adminduk. Penyusunan inovasi ini merupakan bentuk
tindak lanjut dari amanat UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
Berdasar UU tersebut diatur bahwa setiap badan publik harus dapat menyediakan informasi
yang dibutuhkan masyarakat. Informasi yang diberikan harus jelas dan mudah diakses oleh
masyarakat sehingga masyarakat tidak perlu lagi datang dan pergi
berulangkali untuk menanyakan berbagai bersyaratan yang harus dipenuhi, akhirnya
kesalahan berkas yang selama ini masih sering terjadi bisa diminimalisir.
III. Tujuan dan Manfaat
A. Tujuan Tujuan dibuatnya inovasi SUKET PLANO adalah memberikan kemudahan kepada
masyarakat untuk memperoleh informasi yang terkait dengan dokumen kependudukan.
Dengan mengakses SUKET PLANO, masyarakat bisa segera memperoleh informasi yang
dibutuhkan dengan cepat tanpa harus datang langsung ke Kantor Kelurahan Surodinawan .
B. Manfaat
1. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelayanan adminduk
2. Meningkatkan kepuasan masyarakat terhadap pelayanan publik
3. Meningkatkan cakupan adminduk sehingga masyarakat tertib adminduk
4. Meningkatkan kredibilitas pelayanan publik di Kelurahan Surodinawan
5. Meningkatkan pengetahuan masyarakt terkait persyaratan kepengurusan adminduk
IV. Sasaran
Seluruh masyarakat di wilayah Kelurahan Surodinawan
V. Dasar Hukum
1. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah
diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua
atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah;
2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik;
3. Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005 tentang Pedoman Pembinaan dan
Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah;
4. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik;
5. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan
antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota;
6. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah;
7. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor
25/KEP/M.PAN/2/2004 tentang Pedoman Penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat Unit
Pelayanan Instansi Pemerintah;
8. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor
26/KEP/M.PAN/2/2004 tentang Petunjuk Teknis Transparansi dan Akuntabilitas dalam
Penyelenggaraan Pelayanan Publik;
9. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER
05/M.PAN/04/2009 tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat Bagi
Instansi Pemerintah;
10. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 36
Tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis Penyusunan, Penetapan dan Penerapan Standar
Pelayanan.
11. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor
Per/05/M. PAN/4/2009 tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat
Bagi Intansi Pmrintah.
VI. Kegiatan Pokok Dan Rincian Kegiatan
A. Kegiatan Pokok Penyediaan informasi terkait prosedur, tata cara dan persyaratan dalam
pelayanan adminduk di Kelurahan Surodinawan melalui pemanfaatan media whatsapp demi
terwujudnya pelayanan publik yang efektif dan efisien.
B. Rincian Kegiatan
1. Sosialisasi program inovasi SUKET PLANO kepada stakeholder terkait dan masyarakat
2. Melaksanakan bimbingan teknis dan pelatihan kepada stakeholder terkait
3. Implementasi kegiatan penyediaan informasi mellaui SUKET PLANO
4. Publikasi dan promosi
5. Melaksanakan monitoring dan evaluasi
VII. Cara Melaksanakan Kegiatan
A. Persiapan Kegiatan diawali dengan penjaringan masalah di lapangan dan dilanjutkan
dengan penyusunan tim pengelola inovasi. Tahap berikutnya adalah perumusan dan
penjaringan ide terkait inovasi dan penyusunan aplikasi SUKET PLANO. Setelah inovasi
dimaksud dinyatakan siap diimplementasikan, maka dilakukan sosialisasi dan pelatihan
penggunaan SUKET PLANO kepada stake older terkait untuk selanjutnya diseberluaskan
kepada seluruh masyarakat.
B. Implementasi
I. Mandiri melalui website Kelurahan Surodinawan
1. Warga yang membutuhkan informasi terkait persyaratan adminduk dapat membuka link
SUKET PLANO di https://kel-surodinawan.mojokertokota.go.id/
2. Pilih menu SUKET PLANO
3. Lalu Klik link yang tercantum dihalaman tersebut
4. Sistem akan mengalihkan ke halaman formulir pengajuan surat keterangan
5. Lalu isi form sesuai data
6. Pilih jenis permohonan
7. Pilih tujuan surat
8. Tuliskan deskripsi keperluan surat
9. Upload data kependudukan seperti KK dan KTP
10. Upload Pengantar dari RT/RW
11. Klik Kirim,
12. Admin SUKET PLANO akan memberikan layanan administrasi setiap hari kerja dengan
jam oprasional dari 7.30 s.d 15.30 WIB
II. Melalui Ketua RT/RW
1. Warga yang membutuhkan surat bisa menghubungi Ketua RT/RW melalui WA dengan
melampirkan Fc data kependudukan yang dipersyaratkan dan menulliskan jenis
permohonan surat, tujuan surat dan keperluan surat.
2. Ketua RT/RW mengirim data penduduk yang bersangkutan ke Grub Wa Suket Plano
3. Admin SUKET PLANO akan memberikan layanan administrasi setiap hari kerja dengan
jam oprasional dari 7.30 s.d 15.30 WIB
C. Monitoring dan Evaluasi
Monitoring dan evaluasi dilakukan dengan indikator jumlah pengguna aplikasi SUKET
PLANO dan tingkat kepuasan masyarakat terhadap pelayanan adminduk di Kelurahan
Surodinawan
Kegiatan dan Pelaporan Evaluasi pelaksanaan kegiatan dilaporkan setelah 1 bulan inovasi
berjalan melalui penilaian kepuasan masyarakat terhadap pelayanan adminduk di Kantor
Kelurahan Surodinawan