DOKUMEN SINOVIK

KELURAHAN SURODINAWAN

TAHUN 2021

JUDUL                      :        SUKET PLANO

MULAI INOVASI        :        MARET 2020

1. RINGKASAN

Kelurahan Surodinawan memiliki satu inovasi di bidang pelayanan publik yaitu "SUKET PLANO" (Surat Keterangan Pelayanan Online). Inovasi ini merupakan penghubung antara masyarakat dengan kelurahan secara online. Hal ini bertujuan untuk meminimalisir mobilitas masyarakat dalam hal pengurusan administratif di kelurahan. Hal tersebut berkaitan dengan anjuran pemerintah untuk selalu menerapkan protokol kesehatan sebagai akibat dari pandemi Covid-19 yang sedang melanda.

Secara aplikatif SUKET PLANO merupakan grup Whatsapp yang dibuat oleh pihak Kelurahan Surodinawan yang beranggotakan Ketua RT/RW di wilayah Surodinawan. Melalui grup tersebut, Ketua RT/RW akan menginformasikan kepada pihak kelurahan jika ada permintaan surat keterangan dari warganya dengan template form yang telah disediakan. Permintaan tersebut juga dilampiri dengan data berupa foto KTP, KK, dan data pelengkap lainnya.

Jika, data yang dikirimkan oleh Ketua RT/RW sudah benar dan lengkap secara administratif maka pihak kelurahan akan memproses surat yang diminta oleh warga yang bersangkutan. Setelah surat tersebut sudah siap untuk diambil, pihak Kelurahan akan menginformasikan melalui grup tersebut guna Ketua RT/RW menginformasikan ke warga yang bersangkutan agar mengambil surat tersebut di Kelurahan. Sehingga, dari gambaran singkat alur proses tersebut disimpulkan bahwa surat keterangan dapat diterbitkan oleh Kelurahan Surodinawan dengan efektif melalui sarana grup Whatsapp.

1. TUJUAN INISIATIF

Adapun tujuan inovasi "SUKET PLANO" yang diterapkan oleh Kelurahan Surodinawan yaitu;

1. Penerapan salah satu protokol kesehatan yakni minimalisir mobilitas yang dianjurkan oleh pemerintah.
2. Mempercepat layanan pembuatan surat keterangan secara online dengan memanfaatkan media sosial.
3. Dapat menghimpun data warga secara elektronik melalui foto KTP dan KK yang dikirim melalui media sosial.

1. KESELARASAN

           "SUKET PLANO" secara implementasi memiliki keterkaitan inovasi dangan kategori SINOVIK dalam hal tata kelola pemerintahan. Hal ini dapat dilihat dari tujuan utama SUKET PLANO yaitu pelayanan publik dalam hal pembuatan surat keterangan masyarakat. Dari tujuan utama tersebut inovasi diterapkan melaui tata pengelolaan secara online menggunakan platform Whatsapp. Tata pengelolaan tersebut mencangkup form permintaan surat dari warga beserta data pelengkap dari Ketua RT/RW, verifikasi form beserta data warga oleh pihak Kelurahan, penyusunan dan pembuatan surat keterangan warga yang bersangkutan.     

1. SIGNIFIKANSI ( ARTI PENTING )

Inovasi "SUKET PLANO" hadir disaat pandemi covid-19 melanda negara ini pada awal tahun 2020. Fenomena tersebut pemerintah menganjurkan kepada seluruh masyarakat untuk melakukan aktivitas di dalam rumah dan menghimbau kepada seluruh masyarakat untuk meminimalisir mobilitas dengan tujuan menekan laju penularan pandemi covid-19. Dari latar belakang tersebut, muncul sebuah kendala dalam hal pelayanan publik terutama untuk pengurusan surat keterangan yang dibutuhkan oleh warga Kelurahan Surodinawan. Mengingat, dalam pengurusan surat keterangan masyarakat diharuskan berkunjung langsung ke rumah ketua RT/RW setempat untuk mengisi blangko, dan setelah blangko tersebut disetujui oleh Ketua RT/RW, masyarakat harus ke kantor kelurahan dengan membawa data pelengkap untuk diterbitkan surat keterangan yang dibutuhkan oleh masyarakat yang bersangkutan. Dari alur proses ini pihak Kelurahan berinisiatif untuk menyiasati agar proses penerbitan surat keterangan dapat diproses dengan cepat, tepat namun tetap memperhatikan protokol kesehatan yaitu minimalisir mobilitas masyarakat. Sehingga, layanan SUKET PLANO memiliki peran yang sangat membantu masyarakat dalam hal pengurusan surat keterangan secara online.  

1. INOVATIF

Pada sisi inovatif, inovasi ini memiliki kreativitas pada sisi pengguna (dalam artian pemakai pelayanan atau masyarakat). Inovasi ini merupakan inovasi yang termasuk kedalam kelompok inovasi khusus. hal ini dikarenakan, inovasi ini masih dilaksanakan hingga saat ini. Seperti yang sudah dijelaskan pada keterangan sebelumnya, bahwa inovasi ini merupakan inovasi asli.

1. TRANSFERABILITAS

        Terkait apakah inovasi ini memiliki potensi dan/atau terbukti diterapkan dan diadaptasi oleh wilayah (unit) lain, tergantung pada situasi di masyarakat yang mana disebarluaskan kepada masyarakat pada daerah lain, atau bisa juga inovasi ini diketahui oleh oknum - oknum pemerintahan yang sudah mendapatkan pelayanan inovasi ini.

1. SUMBER DAYA

Sumber daya yang digunakan untuk melaksanakan inovasi ini, meliputi :

1. Man (manusia)    ---    dalam hal ini, pemakai (user) adalah pegawai kelurahan dan masyarakat sebagai pengguna jasa

2. Money (dana)      ---    inovasi ini, tidak menggunakan dana sama sekali

3. Method (metode)---    metode yang digunakan yaitu pengajuan secara online

4. Machine (mesin) ---    menggunakan mobile handphone (HP)  

5. Material (material)-    menggunakan mobile handphone (HP) 

        Terkait kebijakan yang akan diambil untuk keberlanjutan dari inovasi ini, sampai setahun inovasi ini dijalankan. Pak Lurah sebagai pemangku kebijakan masih belum menentukan kebijakan apa yang akan diambil.

1. DAMPAK

Selama inovasi ini berjalan, belum pernah melakukan evaluasi baik itu internal maupun eksternal. Seperti pada keterangan sebelumnya, inovasi ini belum pernah dilakukan evaluasi ( baik internal maupun eksternal )

1. KETERLIBATAN ( PEMANGKU KEPENTINGAN )

Inovasi "SUKET PLANO" dirancang oleh Kelurahan Surodinawan dengan melibatkan peran aktif Ketua RT/RW secara online di dalam grup Whatsapp. Secara implementasi, Ketua RT/RW diharuskan tanggap dan cepat menyampaikan informasi kepada kelurahan melaui grup whatsapp ketika ada warganya yang meminta surat ketetrangan. Sehingga, peran Ketua RT/RW sangat penting bagi kelurahan agar proses pembuatan surat keterangan warga dapat diterbikan secara cepat dan tepat.  

1. PELAJARAN YANG DIPETIK

Pelajaran yang dipetik :

1. Dengan adanya inovasi ini, semakin mempermudah dalam pengajuan dan pembuatan surat keterangan.

2. Untuk warga dengan mobiltas tinggi di hari dan jam kerja, inovasi ini tentunya sangat membantu mereka.

3. Selain itu, bagi sebagian warga. Mereka datang ke kelurahan , surat sudah selesai dan mereka tinggal mengambil.

4. Memberi wawasan yang baru terhadap warga tentang pelayanan publik yang berbasis mobile dan modern.